VdJ-Stempel

Datensicherheit und Datenschutz

Da uns die Thematik des Datenschutzes sehr wichtig ist, war sie schon immer der Geschäftsführerebene zugeordnet. Ergänzend wurde eine Datenschutzbeauftragte für die BIG Hausverwaltung benannt. Dies ist aktuell Frau Gabriela Bohne (g.bohne@big-hausverwaltung.de).

 Im Rahmen des Inkrafttretens der neuen EU-Datenschutzverordnung (EU-DSGVO) am 25.05.2018 stellen sich viele Bürger die Frage: Wer hat welche Daten von mir, und was passiert mit diesen Daten?

Wir haben das Thema DATENSCHUTZ schon immer sehr ernst genommen und können Ihnen an dieser Stelle bereits zusichern, dass wir selbstverständlich alle Vorgaben der EU-Datenschutzverordnung (EU-DSGVO), des Bundesdatenschutzgesetztes (BDSG) und der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) beachten und einhalten.

Das Thema DATENSCHUTZ hat drei wichtige Aspekte:

  1. Schutz vor missbräuchlicher Verwendung von Daten
  2. Persönliches Recht auf „Vergessen“ (Löschung von Daten)
  3. Schutz vor Datenverlust durch unberechtigte Nutzer und technische Probleme

Zu 1.) Wir sichern allen unseren Kunden (Eigentümer und Mieter) zu, dass wir alle Daten, die wir von Ihnen erhalten, lediglich für interne Zwecke im Rahmen unserer Aufgaben als Immobilienverwalter – z. B. zur Abwicklung des Zahlungsverkehrs, zur Erstellung von Abrechnungen und zur Kommunikation mit Ihnen (auch im Rahmen der Vereinbarung von Terminen z. B. mit Handwerkern) – verwenden. Persönliche Daten, die wir von Ihnen erhalten, werden keinesfalls verkauft oder für andere fremde Zwecke wie z. B. „Profiling“ oder sonstige Werbezwecke an Dritte weiter gegeben.

Zu 2.) Ihre Kommunikationsdaten (Telefonnummern und Mailadressen) werden wir in unserer EDV - wenn Sie dies wünschen – jederzeit löschen. Dazu genügt eine entsprechende schriftliche Nachricht von Ihnen.
Nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten und nach Eintritt der Verjährung evtl. Ansprüche werden alle Vertragsdaten und Buchhaltungsdaten in unsere EDV anonymisiert.
Das heißt: Alle Angaben zu Namen, Adressen und Bankverbindungen werden gelöscht. Dies wird in der Regel 10 Jahren nach Beendigung des (Miet-) Vertrags- bzw. Eigentumsverhältnisse (bei Haus- und Wohnungseigentümern) der Fall sein.

Zu 3.) Das gefährlichste Einfallstor für Datendiebe ist das Internet. Aus diesem Grund haben wir die Datenspeicherung unserer Homepage (auf einem WEB-Server) schon immer von unserer internen Datenverarbeitung (auf internen Servern) getrennt – und stellen im Internet keinerlei Interna unserer Kunden zum Zugriff bereit. Das ist uns auch bei Verwendung von Passwörtern für alle Kunden zu unsicher. Alles was Sie benötigen, bekommen sie von uns sowieso unaufgefordert per Mail oder Post zugesandt. Ersatzweise können Sie alles, was Sie benötigen, immer bei uns anfordern, und erhalten dann individuell das, was sie benötigen.

Die Daten auf unseren internen Servern sind mehrfach sowohl gegen Datendiebstahl als auch gegen Datenverlust gesichert. Das erfolgt u.a. durch folgende Maßnahmen:

  • Einsatz einer Firewall und von professionellen SPAM-Filtern
  • Sicherung des Zugangs sowohl von extern als auch an allen Arbeitsplätzen durch wechselnde Passwörter und automatische „Verriegelung“ der Arbeitsplatz-PCs, wenn dort einige Minuten nicht gearbeitet wurde.
  • Verwendung von VPN-Tunnel bei externen Zugriffen auf unser Netzwerk
  • Einsatz einer unterbrechungsfreien Stromversorgung (USV) am Server
  • Einsatz eines RAID-Systems zum Schutz vor Datenverlust bei Schäden an Festplatten unseres Servers
  • Durchführung einer Datensicherung auf eine gesonderte Festplatte in unserem Keller (jede Nacht)
  • Speicherung eines weiteren Backups auf mobilen Festplatten, die in einem anderen Gebäude gelagert werden (wöchentlich)

Selbstverständlich schützen wir auch alle Akten in Papierform vor unberechtigten Lesern. Alle Unterlagen, die persönliche Daten enthalten, werden in einem Reißwolf mit Partikelschnitt geschreddert, bevor sie entsorgt werden.

Datenschutzerklärung

Wir freuen uns über Ihren Besuch auf unserer Webseite und Ihr Interesse an unseren Produkten und Dienstleistungen. Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten bei der Verarbeitung während des gesamten Geschäftsprozesses ist für uns ein wichtiges Anliegen und wir möchten, dass Sie sich beim Besuch unserer Internetseiten sicher fühlen.

Im Folgenden erläutern wir, welche Informationen wir während Ihres Besuches auf unserer Webseite erfassen und wie diese genutzt werden.

Personenbezogene Daten

Personenbezogene Daten sind Einzelangaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Person. Darunter fallen Informationen wie z.B. Ihr richtiger Name, Ihre Anschrift, Ihre Telefonnummer und Ihr Geburtsdatum. Informationen, die nicht direkt mit Ihrer wirklichen Identität in Verbindung gebracht werden - wie z.B. favorisierte Webseiten oder Anzahl der Nutzer einer Seite - sind keine personenbezogenen Daten.

Erhebung und Verarbeitung von personenbezogenen Daten

Wenn Sie unsere Webseiten besuchen, speichern unsere Webserver standardmäßig zum Zweck der Systemsicherheit temporär die Verbindungsdaten des anfragenden Rechners, die Webseiten, die Sie bei uns besuchen, das Datum und die Dauer des Besuches, die Erkennungsdaten des verwendeten Browser- und Betriebssystem-Typs sowie die Webseite, von der aus Sie uns besuchen. Darüber hinausgehende personenbezogene Angaben wie Ihr Name, Ihre Anschrift, Telefonnummer oder E-Mail-Adresse werden nicht erfasst, es sei denn, diese Angaben werden von Ihnen freiwillig gemacht, z.B. im Rahmen einer Registrierung, einer Umfrage, eines Preisausschreibens, zur Durchführung eines Vertrages oder einer Informationsanfrage.

Nutzung und Weitergabe der personenbezogenen Daten

Die von Ihnen zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten verwenden wir ausschließlich zum Zweck der technischen Administration der Webseiten und zur Erfüllung Ihrer Wünsche und Anforderungen, also in der Regel zur Abwicklung des mit Ihnen geschlossenen Vertrages oder zur Beantwortung Ihrer Anfrage.
Nur dann, wenn Sie uns zuvor Ihre Einwilligung erteilt haben bzw. wenn Sie - soweit gesetzliche Regelungen dies vorsehen - keinen Widerspruch eingelegt haben, nutzen wir diese Daten auch für produktbezogene Umfragen und Marketingzwecke.
Eine Weitergabe, Verkauf oder sonstige Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte erfolgt nicht, es sei denn, dass dies zum Zwecke der Vertragsabwicklung erforderlich ist oder Sie ausdrücklich eingewilligt haben. So kann es beispielsweise erforderlich sein, dass wir bei Meldungen von Problemen Ihre Anschrift und Kontaktdaten zur genauen Erfassung und Lösung des Problems an Handwerker oder Sachverständige weitergeben.

Einsatz von Cookies

Auf unseren Webseiten verwenden wir in der Regel keine Cookies. Nur in Ausnahmefällen werden sog. Session-Cookies eingesetzt, die Daten zur technischen Sitzungssteuerung im Speicher Ihres Browsers ablegen. Diese Daten sind nicht personenbezogen und werden spätestens mit dem Schließen Ihres Browsers gelöscht.
Sollten wir ausnahmsweise in einem Cookie auch personenbezogene Daten speichern müssen, werden wir vorab Ihre ausdrückliche Einwilligung einholen. Des Weiteren weisen wir darauf hin, dass Browser in der Regel über Funktionen zur Verwaltung von Cookies verfügen.

Sicherheit

Wir treffen alle notwendigen technischen und organisatorischen Sicherheitsmaßnahmen, um Ihre personenbezogenen Daten vor Verlust und Missbrauch zu schützen. So werden Ihre Daten in einer sicheren Betriebsumgebung gespeichert, die der Öffentlichkeit nicht zugänglich ist. In bestimmten Fällen werden Ihre personenbezogenen Daten bei der Übermittlung durch die sog. Secure Socket Layer-Technologie (SSL) verschlüsselt. Das bedeutet, dass die Kommunikation zwischen Ihrem Computer und meinen Servern der unter Einsatz eines anerkannten Verschlüsselungsverfahrens erfolgt, wenn Ihr Browser SSL unterstützt.
Sollten Sie mit uns per E-Mail in Kontakt treten wollen, weisen wir darauf hin, dass die Vertraulichkeit der übermittelten Informationen nicht gewährleistet ist. Der Inhalt von E-Mails kann von Dritten eingesehen werden. Wir empfehlen Ihnen daher, uns vertrauliche Informationen ausschließlich über den Postweg zukommen zu lassen.

Auskunftsrecht

Auf schriftliche Anfrage werden Sie von uns darüber informiert, welche Daten wir über Ihre Person (z.B. Name, Adresse) gespeichert haben.

Kontakt

Wenn Sie Fragen hinsichtlich der Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten haben, können Sie sich an unsere Datenschutzbeauftragte, Frau Gabriela Bohne (g.bohne@big-hausverwaltung.de) , wenden; auch im Falle von Auskunftsersuchen, Anregungen oder Beschwerden steht sie Ihnen zur Verfügung.